• Senior Account Manager

    Posted Date 4 months ago(4 months ago)
    Job ID
    2017-1632
    # of Openings
    1
    Job Location(s)
    JP-Tokyo
    Category
    Account Management
  • Overview

    As part of the Client Services Department, you play a central role in the business and are pivotal to the smooth running of your account(s). You will be required to have a thorough understanding of all areas of the business and be responsible for managing projects from brief to final delivery on time and budget. You will be client focused and require good communication, organisation and time management skills to manage both your clients and internal departments, while always focusing on quality, process and profitability.

     

    クライアントサービス部⾨の⼀員として円滑にアカウント業務を遂⾏するための重要な役割を果たします。品質、作業収益に重点を置き、ブリーフから納品までプロジェクト管理をしていただきます。クライアントや他⽣産拠点、代理店、チームメンバー、外部協⼒先と連携して業務を遂⾏する優れたコミュニケーションスキルと、組織管理、納期管理を⾏うスキルが求められます。

    Responsibilities

    Internal Responsibilities:

    • Demonstrate a thorough understanding of the Hogarth business model, services and technology
    • Demonstrate an understanding of the internal organisational structure – who to go to for all eventualities
    • Ensure your line manager is aware of your workload, issues and successes etc.
    • Escalate any issues to your line manager
    • Provide detailed handover notes/briefing to ensure all work can be managed in your absence
    • Respond to requests from senior management
    • Manage internal admin, holidays, sick days, etc.

    Client Management Responsibilities:

    • Immerse yourself in the client’s brand and offering
    • Prepare client proposals
    • Present and deliver creative work appropriately – take ownership of your work and ensure best in class delivery of work to a high standard
    • Provide weekly status reports to clients (or at intervals pre-agreed with the client), accompanied by a meeting or call as per client needs
    • Provide agendas and detailed contact reports following all client meetings (face to face and phone calls)
    • Ensure clients understand agreed workflows and manage them through the process
    • Set and manage client expectations on deliverables and timeframes
    • Escalate all serious client issues to your line manager immediately and recommend solutions wherever possible
    • Identify areas for improvement of existing workflow and processes which could benefit Hogarth and/or the client
    • Build strong day to day relationships with all clients and agency stakeholders – communication is key
    • Identify training requirements and opportunites for clients to ensure their adherence to processes and improve workflow

    Project Management Responsibilities:

    • Coordinate between all relevant parties – internal (Print, Broadcast, Digital, etc) and external (Clients and Agencies)
    • Consistently deliver against all contractual obligations include SLAs and KPIs
    • Manage client projects from brief to delivery ensuring final materials are on time and of the highest quality
    • Follow agreed workflows and utilise relevant project management tools – FIDO, Trados etc.
    • Ensure clear division of responsibility for appropriate files at each stage of the project
    • Where project managers/producers are involved, take responsibility for ongoing communication, traking project progress and status vs. schedules, timings, delays, etc
    • Manage, monitor and update all timelines and set realistic expectations with clients
    • Monitor internal workflows, identify areas for improvement and make recommendations
    • Ensure schedules, technical specs and copy dates are obtained and correct, report any delays to RAD
    • Check all materials (PDFs, emails, TVCs ect.) and ensure quality control procedures have been followed before sending to clients
    • Keep RAD updated on status of projects
    • Collate any information needed for input to client reports and presentations
    • Help organise, attend (if required) and minute meetings
    • Manage your workload effectively and highlight to your line manager if support is required to ensure successful completion of a project

    Quality Control Responsibilities:

    • Highlight and escalate quality control issues
    • Act as a brand/QC guardian – always ensure brand guidelines and QC checklist and procedures are followed
    • Ensure the best external talent is always used – freelancers, proofreaders, copywriters, planners where necessary (liase with relevant Dept. heads and ensure they pass relevant tests) 

    Financial Control Responsibilities:

    • Ensure full compliance with all financial procedures and policies
    • Prepare accurate cost estimates based on contracted rates and ensure all estimates are approved by RAD
    • Contribute to budgeting and forecasting process
    • Help develop initiatives to maximise profitability

    Business Development Responsibilities:

    • Strive to better client and stakeholder relations
    • Proactively seek and identify new revenue opportunities in existing clients or prospects and inform RAD
    • Support the RAD in developing proposal(s) for any new revenue opportunities
    • The above is not an exhaustive list and you may be asked from the time to time to undertake additional duties

     

    主要な責務は下記となりますが下記のみ限定されることはありません:

     

    社内管理責任

    • Hogarth のビジネスモデル、サービス、技術の理解。
    • 内部組織構造を理解し、的確な相⼿への依頼、相談を⾏う。
    • 作業課題および成功例など直属上司と密接に情報共有を⾏う。
    • タイムシートの正確な記録と提出期限の厳守。⾃⼰管理を⾏う。
    • 同僚、外部協⼒先との正確な情報共有を⾏う。

    アカウント管理責任

    • クライアントのブランドと製品、サービスの理解。
    • クライアントの求める品質、納期の管理。
    • ワークフローを理解し、ワークフローに従った作業管理を⾏う。
    • クライアントに対しトレーニング等を実施しプロセスの遵守とワークフローの改善を⾏う。
    • クライアントが抱える課題やニーズを直属上司に報告し、課題解決、提案を⾏う。
    • Hogarth およびクライアントに有益となるワークフロー、プロセスの改善提案、実施。
    • クライアント、代理店と⽇常的にコミュニケーションとり、強固な信頼関係を築く。
    • クライアントへの定期的な業務レビューミーティングの実施とステイタスレポートの提出。
    • ミーティングの議題書および議事録の提出。
    • プレゼンテーション、レポートの作成と発表。

    プロジェクトマネジメント責任

    • Hogarth の各⽣産拠点、クライアント、代理店との管理調整業務。
    • プロジェクトの各プロセスで適切な役割分担を明確にする。
    • ブリーフから納品まで⾼品質な成果物が時間通りに納品されるよう管理。
    • プロジェクトマネージャー、プロデューサーとコミュニケーションをとり、作業進捗、遅延の有無、プロジェクトステイタスの追跡を⾏う。
    • スケジュールの管理・更新を⾏い、クライアントの要求に沿う実現可能な納期設定を⾏う。
    • 内部ワークフローの改善、提案
    • プロジェクト管理ツール(FIDO、Wordbee 等)を活⽤した管理。
    • 代理店、外部協⼒先とのスケジュール、技術仕様の共有。
    • 直属上司へプロジェクトステータスの迅速な報告。
    • クライアントへのレポート、プレゼンテーションの実施。
    • プロジェクト管理ツール(FIDO)を使⽤した情報の集約。
    • 作業進捗確認書のタイムリーな更新。

    品質管理の責任

    • ブランドガイドライン、品質管理チェックリスト、⼿順書に従った品質確認。
    • 作業関係者がブランドガイドライン、品質管理チェックリスト、⼿順書を理解できるようフォローアップを⾏う。
    • 直属上司及び関係者へ品質課題の報告。
    • フリーランサー、校正者、コピーライター、プランナー等、最適な外部リソースの選定、依頼。

    財務管理責任

    • プロセスおよびポリシーを遵守した財務業務の遂⾏。
    • レートカードに基づいて正確な⾒積書を作成と提出。
    • コスト管理、売上予測。
    • ⾼い収益性を確保するために継続的に価格交渉を⾏う。
    • 収益性を最⼤化する取り組みを⾏う。


    ビジネス開発責任

    • クライアント、代理店と良好な関係を構築。
    • 新規開拓、収益向上の機会を積極的に追求し、直属上司と連携しながら機会の創出、遂⾏。
    • チームスタッフ、協⼒会社と良好な関係を構築し、管理、調整を⾏う。
    • タレントマネジメント部のマネージャーと緊密に連携しスタッフのパフォーマンスの⾒直しを⾏いパフォーマンスの向上を図る。定期的なスタッフへのフィードバックを⾏う。

    Qualifications

    • 5-7 years of experience managing and servicing international accounts within Advertising
    • Experience working in TV, Digital and/or Print production
    • Strong time management skills/prioritisation skills
    • Can do attitude and an ability to
    • work under pressure
    • Strong interpersonal and communication skills
    • Fluent oral and written English and Japanese
    • Strong numeracy skills
    • Highly organised, detail-oriented, client focused and proactive
    • Team Player
    • Strong IT literacy, including Word, Excel, Powerpoint/Keynote

    求められる専⾨スキル・経験:

    • 5〜7 年の広告業界経験。グローバル企業への営業経験
    • 印刷とデジタル制作の知識
    • コスト管理、売上予測経験
    • 同時進⾏する複数のプロジェクトに優先順位をつけ、スケジュールの管理調整を⾏う能⼒。柔軟性
    • 顧客、代理店、協⼒会社との良好な関係を構築するコミュニケーション能⼒
    • ビジネスレベルの英語⼒(読み書き、会話)

    Options

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